Remboursements et Suppressions de Paiements
Ce module explique comment annuler ou rembourser un paiement déjà enregistré sur une réservation dans BookAsfar. Il est crucial de suivre ces étapes avec précaution pour maintenir une comptabilité exacte.
1. Accéder au Paiement à Gérer
Avant de pouvoir rembourser ou supprimer un paiement, vous devez retrouver la réservation concernée.
Recherche : Allez dans le menu Réservations > Toutes les réservations.
Trouvez le dossier client et cliquez dessus pour l'ouvrir.
Si un paiement a déjà été effectué, vous verrez un lien cliquable (ex: PAY-202604-0002) dans la section des informations financières ou des notes importantes. Cliquez sur ce lien pour ouvrir les détails de ce paiement spécifique.
2. Le Remboursement
Cette action est utilisée lorsqu'un client a payé et que vous devez lui restituer une partie ou la totalité de la somme (par exemple, en cas d'annulation de sa part).
Accéder au remboursement : Dans la page des détails du paiement, cliquez sur le bouton vert Remboursement en haut de l'écran.
Saisie des informations :
Montant à rembourser : Saisissez la somme exacte que vous restituez.
Date de remboursement : Sélectionnez la date à laquelle l'opération est effectuée.
Source de paiement (Important) : Choisissez d'où proviennent les fonds pour ce remboursement :
Si l'argent sort d'une caisse physique, sélectionnez la Caisse correspondante.
Si vous effectuez un virement, sélectionnez la Banque concernée.
Mode de paiement : Précisez comment vous avez remboursé le client (Espèces, Chèque, Transfert bancaire, etc.).
Référence/Note : Ajoutez un libellé ou un numéro de transaction pour la traçabilité.
Validation : Cliquez sur Créer un remboursement.
Confirmation : Le remboursement apparaîtra dans la section "Les remboursements" sur la page du paiement. Vous pourrez alors cliquer sur l'icône d'imprimante pour générer un Reçu de remboursement en PDF.
3. La Suppression Forcée
La suppression d'un paiement est une action différente du remboursement. Elle ne doit être utilisée que pour corriger une erreur de saisie (par exemple, si vous avez enregistré un paiement sur le mauvais dossier ou avec un montant incorrect). Elle efface l'enregistrement comptable comme s'il n'avait jamais existé.
Accéder à la suppression : Dans la page des détails du paiement, cliquez sur le bouton rouge Suppression forcée (en haut à droite).
Avertissement : Une fenêtre de confirmation apparaîtra pour vous avertir que cette action annulera le paiement.
Validation : Cochez la case "Veuillez confirmer que vous souhaitez annuler ce paiement" puis cliquez sur Supprimer le paiement.
Résultat : Le paiement disparaîtra de la liste, et le montant dû sur la réservation sera mis à jour en conséquence.
Note de sécurité : Selon les droits configurés (voir le guide sur les Agents et Rôles), tous les utilisateurs n'ont pas l'autorisation d'effectuer des remboursements ou des suppressions. Ces actions sont souvent réservées aux managers ou aux comptables.